Une procédure administrative balisée

Préalablement à toute démarche administrative, il est nécessaire d’identifier les besoins et les possibilités d’accueil d’apprentis dans la structure ainsi que les maîtres d’apprentissage éventuels. Il faut en en effet envisager de planifier une formation du maître d’apprentissage sur son rôle, voire sur l’intégration d’une personne en situation de handicap.

La rédaction d’une offre

Une fois la démarche bien engagée, la structure a tout intérêt à élaborer une fiche de poste ainsi qu’une offre d’emploi.

Ce que dit le droit

Il est possible de viser un public cible dans une offre si :

  • celui-ci fait l’objet d’une politique publique de l’emploi (obligation d’emploi des travailleurs handicapés, Plan sénior…) ;
  • Vous entrez dans le champ d’application de la politique publique de l’emploi qu’il invoque.

Toutefois la description de l’offre d’emploi doit être rédigée de la façon suivante : « À compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi de l’article L. 5212-2 du code du travail ». (Article L. 1132-1 du Code du Travail — Article L. 1121-1 du Code du Travail — Articles 225-2 et 225-4 du Code Pénal.)

(Source : Pole Emploi – guide d’aide à la rédaction des offres d’emploi)

La diffusion d’une offre et les entretiens de sélection

Une fois l’offre d’emploi établie, celle-ci pourra être transmise à l’ensemble des partenaires (CFA, Pôle emploi, Cap  Emploi, missions locales, centre de gestion pour les collectivités qui y sont affiliées, etc.)

Après le recueil de candidature, il faudra organiser des entretiens de recrutement auprès de candidats potentiels afin de trouver le profit adéquat.

La procédure à suivre

1 - Se procurer le formulaire contrat d’apprentissage

Le contrat d’apprentissage fait l’objet d’un imprimé type, enregistré au Centre d’Enregistrement et de Révision des Formulaires Administratifs (CERFA) soit CERFA FA 13 accompagné de la notice explicative CERFA FA 14. Ces documents peuvent être demandés à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), ou téléchargés sur le portail de l’alternance

2 - Monter le dossier administratif du contrat

Une partie concerne les renseignements administratifs de l’employeur, de l’apprenti (représentant légal pour les mineurs) et centre de formation (pré-inscription).

3 - Inscrire l’apprenti au Centre de Formation d’Apprentis (CFA) ou dans un établissement professionnel.

La signature du contrat d’apprentissage finalise la démarche d’inscription de l’apprenti au centre de formation. Il est important de se renseigner auprès du CFA(S) ou de l’IRTS sur :

  • les dates de début et de fin de la formation ;
  • le calendrier des cours ;
  • les périodes d’examen ;
  • le coût de formation de l’apprenti à la charge de l’employeur.

Pour identifier le Centre de Formation d’Apprentis qui dispense la formation recherchée :

4 - Inscrire l’apprenti à la visite médicale

L’apprenti devra obligatoirement passer une visite médicale d’aptitude. Cette visite doit être réalisée avant la fin de la période des 2 mois qui suit l’embauche de l’apprenti et avant l’embauche s’il s’agit d’un jeune de - de 18 ans (articles R.6222-36 à 40 et article R4624-10 du Code du travail).

L’employeur doit obligatoirement joindre au contrat la fiche médicale d’aptitude :

  • lorsque l’apprenti mineur est soumis à des conditions de travail particulières ;
  • lorsque l’apprenti mineur est exposé à des risques pour sa sécurité.

Dans les autres cas, la structure devra envoyer la fiche de visite médicale à la DIRECCTE au plus tard dans les 15 jours qui suivent l’enregistrement du contrat.

5 - Signature du contrat par les parties

Le contrat d’apprentissage (CERFA) doit être signé par l’apprenti, l’employeur et doit être visé par le CFA(S) ou l’école (cachet obligatoire) (Article R.6222-2 du Code du travail).

Quand l’apprenti est mineur, la signature d’un parent ou du représentant légal est obligatoire. La signature du contrat doit être préalable à l’embauche.

6 - Faire parvenir le dossier complet à la DIRECCTE pour enregistrement

Avant le début d’exécution du contrat ou, au plus tard dans les cinq jours ouvrables qui suivent celui-ci, le dossier complet doit être remis à l’Unité Territoriale de la DIRECCTE du lieu d’exécution du contrat (article R.6224-1du Code du travail).

Les pièces obligatoires du dossier

  • Le formulaire CERFA ;
  • la validation du maître d’apprentissage et/ou de l’équipe tutorale (avec justificatifs) ;
  • l’aptitude médicale (article R.6224-2 du Code du travail).

Les pièces complémentaires obligatoires (dans certains cas)

  • le certificat de scolarité obligatoire ou la dérogation à l’obligation scolaire pour les moins de 16 ans ;
  • la copie du titre autorisant l’apprenti de nationalité étrangère à travailler en France ;
  • la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) spécifiant l’orientation en apprentissage aménagé si l’apprenti est inscrit en CFAS ou à l’IRTS.

Attention l’absence des pièces demandées et/ou la non-conformité du contrat entraîne un refus d’enregistrement par la DIRECCTE pour non-conformité. Le contrat est alors considéré comme nul et il est requalifié de contrat d’apprentissage en contrat de travail de droit commun avec notamment :

  • la régularisation du salaire au SMIC ou au Salaire Minimum Conventionnel ;
  • le paiement de toutes les charges sociales patronales et salariales ;
  • l’arrêt de la formation ;
  • le non-paiement ou le remboursement des aides ;
  • l’apprenti peut avoir dans certains cas des dommages et intérêts s’il a subi un préjudice.

À la réception du dossier complet, la DIRECCTE a 15 jours pour enregistrer et valider le contrat. Si le dossier est incomplet ou mal renseigné, la DIRECCTE doit dans un délai de 15 jours informer l’employeur public et demander les éléments complémentaires. La non réponse dans le même délai de 15 jours a valeur d’acceptation (article R.6224-4 du Code du travail).

À noter : La procédure d’enregistrement du contrat d’apprentissage auprès des organismes consulaires est maintenue jusqu’au 31 décembre 2019 (art. 11, III de la loi n° 2018-771 du 5.9.2018, JO du 6 septembre 2018).

7 - Établir la déclaration unique d’embauche

La déclaration unique d’embauche (DUE) est obligatoire depuis le 06/04/1998 (décret n°98-252 du 01/04/1998) pour tout salarié y compris les apprentis. Cette déclaration permet l’immatriculation de l’apprenti auprès de la sécurité sociale.